Научная концепция комплектования музейных фондов является составной частью научной концепции музея. Она содержит обобщённое системное представление о задачах, направлениях, формах и методах комплектования в соответствии с профилем музея и его местом в музейной сети. В ней определяются критерии отбора материалов в фонды с учётом целей и задач музея, а также круг и объем информации, фиксируемой в документах комплектования.

Различают три основных вида, или способа, комплектования – систематическое, тематическое, комплексное.

Систематическое комплектование регулярно пополняет музейные коллекции однотипными музейными предметами, иными словами, оно направлено на формирование и пополнение систематических коллекций.

Тематическое комплектование заключается в выявлении и сборе разнотипных предметов музейного значения, отражающих конкретную тему. Оно позволяет документировать процессы и явления по исследуемым музеем темам, а также формировать и пополнять тематические коллекции. В поисках путей наиболее оптимального решения проблем комплектования фондов музейные специалисты устанавливают временные и постоянные контакты с лицами и организациями, которые могут быть или являются обладателями предметов музейного значения. Речь идет о коллекционерах, художниках, фотографах и других творческих работниках; о предприятиях, проектирующих и выпускающих предметы народного потребления и изделия художественных промыслов.

Формы комплектования музейных фондов весьма разнообразны. Это могут быть закупки коллекций или отдельных предметов; безвозмездная передача (дар) в собственность музея коллекций или предметов организациями или частными лицами.

Прежде чем поступить  в соответствующее фондовое подразделение музея, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов  (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией.

Прежде чем оказаться  в фондах, предметы музейного значения проходят долгий и сложный путь, основные вехи которого фиксируются  в специальной документации. Если предметы поступают от организаций и частных лиц, они предварительно принимаются на временное хранение, что фиксируется специальным  актом приема,  который подписывают владелец предмета и сотрудник музея. Одновременно записывается  легенда предмета,  которая содержит сведения о происхождении предмета, среде его бытования, способах применения, а также о самом владельце. Затем предметы подвергаются экспертизе специалистов, дающих письменное  искусствоведческое заключение.

На основании заявления  владельца о передаче предметов или коллекций в дар, на закупку, обмен, а также акта приема, легенды, заключений специалистов и своих собственных наблюдений фондово-закупочная комиссия принимает решение о приеме или возврате предметов. При приеме предметов или коллекций в дар (пожертвование) заключается договор дарения, при приеме предметов на закупку заключается договор купли-продажи,  при приеме предметов в обмен заключается  договор мены. Составляется акт о приеме предметов на постоянное хранение,  который утверждается директором музея и скрепляется печатью. Если на хранение принимается коллекция, то к акту прилагается коллекционная опись,  попредметно раскрывающая ее содержание.

Сохранить для потомков целостную картину прошлого, невзирая на субъективные пристрастия и вкусовые предпочтения, профессиональный долг любого музея, и здесь не столь существенно, нравилось это искусство кому-то или нет, а важен сам факт – каким оно было.