Учёт и хранение музейных фондов, деятельность музея по оформлению принадлежности поступивших объектов наследия к музейным предметам или научно-вспомогательным материалам. Учетно-хранительская деятельность обеспечивает юридическую и физическую охрану музейных предметов. 14 августа 2024 года главным хранителем фондов Мемориального комплекса Славы им. А. А. Кадырова – Закриевой С. была организована лекция для сотрудников музея, на тему «Учетно-хранительская деятельность музеев».
Государственный учет музейных фондов.
На этапе первичного учета производится актирование поступающих предметов. Законность пребывания предметов в музее до решения ФЗК. Оформляется акт приема на временное хранение, утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Содержат следующие сведения: год, месяц, число, от кого, приняты предметы. При этом предметы перечисляются один за другим по наименованию, указываются сведения о предмете (отличительные признаки; размеры, материал, техника; степень сохранности; подписи). ЭФЗК является постоянно действующим совещательным органом музея и создается с целью организации и проведения работы по экспертизе культурных ценностей, их оценке и отбору для последующего включения в состав музейных коллекций. Заседания ЭФЗК оформляются протоколами, где фиксируется решение о приеме предмета в музей на постоянное хранение (в случае покупки — оценка предмета), об отношении его к фонду музейных предметов основному фонду или к научно-вспомогательному фонду. Протокол ЭФЗК подписывается всеми членами присутствовавшими на заседании и скрепляется печатью директора музея. На основании протокола фондово-закупочной комиссии составляется акт приема предмета на постоянное хранение. Значение акта приема предмета на постоянное хранение велико: с него начинается юридическое оформление принадлежности предмета музея и прав музея на этот предмет. Подписывается акт приема предмета на постоянное хранение хранителем фондов, лицом, хранившим предмет до решения фондово-закупочной комиссии. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея.
Далее предмет проходит инвентаризацию (регистрацию), окончательно закрепляющую принадлежность предмета данному музею, и следовательно, окончательно оформляется как государственная собственность. Хранитель фондов записывает предметы в порядке их поступления в книгу поступления музейных предметов основного фонда или в книгу учета научно-вспомогательного фонда. Каждому предмету присваивается порядковый номер, который проставляется на предмете В книге поступлений фиксируются данные о времени, источнике, способе поступления, сохранности, проставляется номер акта, дата записи. До заполнения книги поступлений: листы нумеруются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается. Картотеки создаются в соответствии с книгой поступлений музейных предметов основного фонда, так и с научно-вспомогательного фонда, дублирующей его графы. Инвентарные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров, образуют картотеку, идентичную по своим функциям учетной.
Хранение музейных фондов.
Задачи хранения фондов заключаются в обеспечении сохранности музейных ценностей, в защите их от разрушения, порчи и хищения, а также в создании благоприятных условий для изучения и показа коллекций. Хранение фондов осуществляется в фондохранилище, в экспозиции, во время различного рода перемещений предмета внутри музея и за его пределами. Принципиальные положения об организации хранения фондов определяются общегосударственными нормативами, соблюдение которых обязательно для всех музеев страны. Однако фонды каждого музея имеют свою специфику, поэтому дополнительно к основным нормативным документам в музеях разрабатываются инструкции по хранению фондов для внутреннего пользования.