Учет музейных фондов – направление фондовой работы, целью которого является юридическая охрана музейных фондов и права музея на полученные в результате изучения музейных предметов, коллекций, собраний научные данные о них. О порядке учета музейных фондов, который осуществляется закреплением предметов за определенным музеем, оформлении принадлежности предмета к основному фонду или научно-вспомогательным материалам 17 апреля 2024 года, в ходе состоявшейся встречи со студентами Чеченского государственного университета им. А. А. Кадырова рассказала главный хранитель фондов Мемориального комплекса Славы им. А. А. Кадырова – Закриева С. И.
По словам организатора встречи, документы, имеющие законную силу, подлежат регистрации и вечному хранению. Ряд документов, относящихся к правовой охране музейных фондов, юридической силы не имеют (таковы, например, учетные, топографические картотеки).
Направление фондовой работы, целью которой является юридическая охрана музейных фондов и права музея на полученные в результате изучения предметов научные данные о них, называется учетом музейных фондов.
На этапе первичного учета производится актирование поступающих предметов. Законность пребывания предметов в музее до решения ФЗК
оформляется актом приема.
Акты приема на постоянное хранение содержат следующие сведения: год, месяц, число, от кого, для какой цели приняты предметы. При этом предметы перечисляются один за другим по наименованию, указываются сведения о предмете (отличительные признаки; размеры, материал, техника; степень сохранности; цена; подписи).
Акты составляются в трех экземплярах при закупке (в отдел учета, хранителю, в бухгалтерию музея), при дарении – в двух экземплярах. Акты фиксируются в книге регистрации актов, нумеруются и подшиваются в порядке восходящих номеров. Нумерация актов ежегодно начинается с первого номера. В конце года акты передаются на постоянное хранение в отдел учета музейных фондов.
Акты приема предметов на временное хранение – в данном документе фиксируются сведения о том, для какой цели и на какой срок переданы предметы, все предметы имеют шифр (ВР – временно). Составляются в трех экземплярах.
На втором этапе первичного учета предметы (коллекции) вносятся в книгу поступлений (КП) музейных предметов основного фонда или в книгу учета научно-вспомогательных материалов.
На втором этапе учета музейные предметы, поступая в соответствующее фондовое подразделение, проходит научную инвентаризацию, фиксирующую принадлежность предмета к данному подразделению, а также данные, полученные в процессе дальнейшего изучения предмета.
Заполнение книг научной инвентаризации (научных инвентарей) ведется по типам источников, а внутри них по группам материалов и только попредметно.
В ходе учета на музейных предметах проставляются учетные обозначения – буквенные и цифровые знаки, которые включают шифр музея; номер по книге поступлений; через дробь пишется шифр инвентарной книги и порядковый номер. Отметим, что не допускается хранение и экспонирование музейных предметов без учетных обозначений. Существуют определенные способы нанесения обозначений на каждый вид музейных предметов с соблюдением основных параметров. Здесь главные принципы – не повредить предмет и при этом номер должен быть долговечным.
В завершение встречи сотрудником музея были даны ответы на интересующие студентов вопросы.
